Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING AQUASTAR VZW

1. ALGEMEEN
Aquastar vzw met zetel te Potaardestraat 58B, 9280 Lebbeke en ondernemingsnummer BE1017488230 (hierna “Aquastar” genoemd) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Aquastar houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
Aquastar vzw is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:
Aquastar vzw
Potaardestraat 58B
9280 Lebbeke
E-mail: ilse@aquastar.be
Telefoon: 0484/365401

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM
Aquastar verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

3.1 Ledenadministratie en dienstverlening
• Doeleinden: ledenadministratie, organisatie van activiteiten, facturatie
• Gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, betalingsgegevens
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst

3.2 Communicatie
• Doeleinden: versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor activiteiten en informatie over onze werking
• Gegevens: naam, e-mailadres
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang

3.3 Wettelijke verplichtingen
• Doeleinden: voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals subsidieaanvragen en verzekeringen
• Gegevens: naam, adres, geboortedatum
• Rechtsgrond: wettelijke verplichting

3.4 Beeldmateriaal
• Doeleinden: promotie van onze activiteiten via website, sociale media en publicaties
• Gegevens: foto’s en video’s van activiteiten
• Rechtsgrond: toestemming of gerechtvaardigd belang (bij algemene sfeerbeelden)

4. BEWAARTERMIJN
Aquastar bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist:
• Ledenadministratie: gedurende de looptijd van het lidmaatschap en tot maximaal 7 jaar na het einde van het lidmaatschap (wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige gegevens)
• Communicatie: zolang de betrokkene ingeschreven is voor onze nieuwsbrief of lid is
• Beeldmateriaal: maximaal 5 jaar, tenzij eerder verwijderd op verzoek

5. VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:
• Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem)
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (CRM-systeem)
• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• Het afsluiten van verzekeringen voor onze leden
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek).
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. MINDERJARIGEN
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Dit gebeurt automatisch bij inschrijving door de ouder van het kind.

7. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:
• Alle personen die namens Aquastar van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

8. UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS
U heeft recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

9. KLACHTEN
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. WIJZIGING PRIVACYVERKLARING
Aquastar kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 13 mei 2025. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.